🇪🇸 Contribución a la nueva ley del trabajo a distancia

Sara Vilas
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¿De qué va esto?

El Ministerio de Trabajo y Economía Social pidió colaboración ciudadana para contribuir a la nueva ley sobre el teletrabajo.

Llevo trabajando a distancia para empresas internacionales desde el 2016 como diseñadora web (gran uso de las TICs) y también he llevado equipos a distancia. Ahora he fundado Moonward para investigar más el tema y ayudar a empresas y personas a trabajar a distancia de una manera sostenible.

El Ministerio del Trabajo adjuntaba un PDF en el que hablaba sobre los antecedentes y contexto de la nueva normativa, incluyendo normativa existente a nivel estatal y europeo.

Todos los puntos citados eran muy buenos como inicio, pero hay áreas que habría que desarrollar más en detalle además de matizarlos mejor.

Os dejo aquí todas mis propuestas 👇

1. Transparencia

Las empresas deben especificar en sus escrituras o estatutos si la actividad se realizará en las oficinas de la empresa, si se podrá hacer totalmente a distancia, o si solo algunos puestos pueden hacerse a distancia. En este último caso, deberá especificar claramente qué tipos de puestos son los que se permite hacer a distancia. 

Considero que esta transparencia y aclaración es esencial a la hora de proteger los derechos de los teletrabajadores y las empresas de cara a poder pedir trabajar a distancia.


2. Igualdad de Condiciones

Antecedentes normativos contemplan que los teletrabajadores tienen que tener igualdad de condiciones frente a compañeros que trabajan en puestos similares en modo presencial.

Es necesario hablar también de los equipos necesarios en esta igualdad de condiciones.

Es común que a los que trabajan en la empresa se les de un ordenador, pero a los teletrabajadores no (especialmente si están en régimen de autónomos por razones legales o fiscales aunque estén trabajando a tiempo completo con la empresa). También es común que se le compre un ordenador al empleado pero que luego la empresa tenga problemas para recuperarlo al terminar el contrato de trabajo. 

La nueva ley debería especificar que las condiciones de igualdad son también en el ámbito de los equipos proporcionados, y que además, por ley, el empleado ha de devolver el ordenador a su empleado en un máximo de 2 o 4 semanas a no ser que se especifique lo contrario por escrito. 

Esto se extiende más allá del ordenador para algunos puestos que necesitan un equipo especializado, pero también debería contemplar el mobiliario necesario para una zona de trabajo segura. Más sobre esto en el apartado de Salud y Seguridad. 

También es necesario regular que los teletrabajadores tienen derecho a tantos días de vacaciones como los trabajadores presenciales, trabajen en el régimen que trabajen. 


3. Privacidad y protección de datos

Es muy importante diferenciar entre la protección de datos de individuos y la protección de datos de empresas.


Protección de datos de individuos

Se está poniendo de moda en algunas empresas y algunos países, pedir que se instale un software “espía” en los ordenadores del teletrabajador para controlar lo que hacen. Esto incluye: 

  • Sacar fotos de la pantalla (capturas de pantalla) para ver en qué se trabaja en intervalos aleatorios de no más de 10 min
  • Sacar fotos de la cam (de la persona y su fondo) para ver si realmente es esa persona la que está trabajando. También en intervalos aleatorios de no más de 10 min
  • Capturar datos de todas las teclas que se pulsan en el teclado y con qué frecuencia (número de tecleo por minuto)
  • Capturar datos del ratón utilizado

Con todos estos datos se crea una ficha del empleado con el que se juzga si ha trabajado “lo suficiente” o no. De hecho, recomiendan medidas ridículas como presionar teclas y mover el ratón mientras se está con una videollamada para que el sistema no piense que estás sin hacer nada. Un ejemplo de este software es Worksmart de Crossover. 

Esto es MUY grave. Viola en muchísimos sentidos la privacidad de la persona y debería de contemplarse explícitamente en una nueva normativa. 

Si el trabajo que se va a hacer requiere de altísima seguridad (por lo que se sacan fotos de la cam), la empresa tiene dos opciones: que el puesto sea presencial o requerir un máximo de 2 fotos de cámara al día (al inicio y fin de la jornada).

En ningún caso deberá estar el empleado obligado a proporcionar esas fotos de la cámara a ninguna empresa. Esto hace que no se proteja el derecho a la conciliación familiar y además pone en peligro a los más pequeños o vulnerables que pueden estar saliendo en la cámara por el fondo en cualquier momento. 

En conclusión, se debe proteger por ley que no se utilice la excusa del teletrabajo para controlar de más a las personas. 

Además, si se utiliza algún tipo de software de este estilo, será obligatorio que sea en un equipo proporcionado por la empresa y nunca en un equipo personal. 

Debería de regularse también que la prohibición uso de redes sociales personales como Facebook, Whatsapp, y similares para comunicaciones de la empresa. No han de ser utilizadas nunca como canales de comunicación de empresa. Muchísimas empresas se comunican con sus empleados por Whatsapp y esto genera muchísimo estrés y culpabilidad por parte de los empleados. No es algo que afecte solo a los teletrabajadores pero sin duda contribuye a la violación de la privacidad, la conectividad digital permanente y la fatiga informática. 



Protección de datos de empresas

Las empresas, y sus clientes, tienen derecho a cuidar de su privacidad. Sin embargo, la obligación y responsabilidad principal es de las empresas y no de los individuos como se exige en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de protección de datos, el software es la pieza más importante porque es la manera más común de transmitir información. Sin embargo, la mayoría de normativas y contratos hablan sólo del equipo físico y no del software utilizado. Asumen, además, que la única amenaza a la privacidad es el uso del mismo, cuando la realidad abarca también la elección de los equipos y software, no solo del uso del mismo.

Debería de regularse lo siguiente:

En primer lugar, la definición de la propiedad y responsabilidad de la protección de datos empresarial. Es esencial recordar que la privacidad de la empresa es responsabilidad de todos, pero es la empresa quien es la principal responsable al definir cómo se van a proteger esos datos.

En cuanto al equipo, hay 2 opciones: o se pide que el teletrabajador use su propio equipo (compartido con otros clientes o proyectos e incluso con uso personal) o la empresa proporciona un equipo específico para la actividad que se va a llevar a cabo.

Una opción es más costosa que otra, pero también proporciona más seguridad que un equipo se utilice sólo para la actividad de la empresa.

En cuanto a regulación, es imperativo que se refleje esto y que se proteja al teletrabajador en cuanto a la responsabilidad que se le exige en concordancia con la decisión de la empresa de proporcionar o no el equipo.

La empresa ha de estar protegida también cuando su inversión es más alta (cuando proporciona un equipo al teletrabajador). En ese caso, se exigirá que el teletrabajador cumpla con las exigencias de la empresa respecto al mismo (no utilizarlo para otros fines, por ejemplo) y se regulará también la devolución del mismo al finalizar el contrato.

Cabe matizar también que a veces las empresas, en vez de enviar un equipo, prefieren dar una prestación económica. En tal caso, no ha de exigirse ese dinero al finalizar el contrato puesto que los equipos se amortizan muy rápidamente y el teletrabajador saldría perjudicado.

En cuanto al software, es necesario hacer hincapié en que la elección de las herramientas es responsabilidad final de la empresa y no del teletrabajador. El uso de las mismas sí es responsabilidad del teletrabajador.

Así pues, la empresa ha de tomar decisiones en cuánto a qué software es más oportuno. El software en la nube es menos seguro que el software local en un equipo en una red privada (accesible a través de VPN). Esto último no es algo que un teletrabajador pueda hacer por sí mismo, por lo que es la empresa la que tiene que valorar la decisión y proporcionar directrices a los empleados.


4. Salud y seguridad

En normativas laborales, la salud y seguridad del lugar de trabajo recae en la empresa. Pero cuando hablamos del teletrabajo, esto tiene que cambiar ya que no puede caer la responsabilidad en la empresa si el teletrabajador no está en instalaciones preparadas y controladas para ejercer la actividad de manera segura.

La normativa ha de exigir transparencia absoluta y expectativas razonables para las dos partes:

  • Si hay actividades presenciales esenciales (visita a clientes, visita a las instalaciones de la empresa) entonces ahí sí que es responsable la empresa. 
  • Cuando el trabajador esté trabajando desde casa, la responsabilidad recaerá en el teletrabajador. Sin embargo, se recomienda que la empresa proporcione al menos una guía de ergonomía para el área de trabajo. Mucho mejor si la empresa aporta una prestación económica para la compra de equipos ergonómicos como sillas o escritorios. 
  • El teletrabajador puede decidir también trabajar desde otros lugares como, por ejemplo, centros coworking o centros de negocios. En esos casos, la responsabilidad de salud y seguridad recae también en teletrabajador. Además, el gasto de tal servicio correrá por cuenta del teletrabajador a no ser que la empresa decida reembolsar parcial o totalmente esos gastos. 


5. Formación y desarrollo profesional

Los antecendentes normativos dejan esto claro, pero ha de hacerse especial hincapié en ello: el teletrabajador debe tener acceso a la misma formación, evaluación y posibilidades de carrera profesional.

Considero que sería oportuno a mencionar también la importancia de aprender a trabajar a distancia y que las empresas deben plantearse ofrecer formación al respecto. Tanto para individuos como para directivos. Hay que recalcar que es una modalidad de trabajo diferente y se debe proteger a los empleados y la empresa de tomar decisiones equívocas por esa falta de formación.


6. Comunicación

Una buena comunicación es importante en todas las empresas, pero más aún cuando se trabaja a distancia. 

Es imperativo regular la igualdad de comunicación sobretodo para los casos en los que solo parte de la empresa trabaja a distancia (el caso más común en España, ya que aún no tenemos muchas empresas que sean totalmente a distancia). 

En este caso, lo más importante será proteger a los teletrabajadores de los posibles efectos negativos del “favoritismo presencial”. Es decir, que los directivos favorezcan a aquellos que tienen físicamente cerca. 

Es un tema que es increíblemente importante puesto que ya se ha visto como ha afectado a otras empresas a nivel internacional. Empresas como IBM, Yahoo, Reddit, y otras grandes americanas anunciaron la prohibición del trabajo a distancia entre 2013 y 2017. Todas ellas alegaron problemas de colaboración y productividad, cuando todos los estudios que se hacen sobre el teletrabajo apuntan a lo contrario: tanto la colaboración como la productividad aumentan en el teletrabajo. El problema real fue ese “favoritismo presencial” y no poder hacer que un equipo funcione bien cuando parte del mismo se sientan unos al lado de otros y la otra parte está en otro lugar. 

Es muy importante, por tanto, proteger a los teletrabajadores en este aspecto. 

No sé cuál es el mecanismo adecuado para hacer esto. Quizás sea una penalización legal o simplemente poner que por ley se prohibe y el teletrabajador tiene derecho a denunciar a la empresa por ello. 


7. Flexibilidad

Uno de los beneficios indiscutibles del trabajo a distancia es la flexibilidad. No solo por los obvios beneficios de un horario y localización flexibles, si no también para ser más inclusivos con ciudadanos que puedan tener más problemas encontrando trabajo en la actualidad: madres, gente con algún tipo de discapacidad, gente que tienen alguien mayor o enfermo a su cargo, etc.

De nada vale que se permita trabajar a distancia si el lugar de trabajo y las horas en las que hay que trabajar están totalmente fijadas por la empresa sin ningún tipo de protección y flexibilidad para la conciliación y la inclusión. 

Para asegurar esta inclusión, es necesario regular esa flexibilidad por ley: el empresario no podrá fijar más de un 50% de los horarios aproximadamente.

Excepción: cuando sea imperativo que la actividad del puesto se lleve a cabo por turnos (atención al cliente por vía telemática. En este caso, la empresa debe especificarlo en el contrato de trabajo y, preferiblemente en el anuncio de trabajo para mayor transparencia.

Sería bueno mencionar también, y recordar, que las horas de jornada no pueden exceder las 8 horas de trabajo diarias. Muchas empresas usan la excusa del teletrabajo para pedir más de sus empleados puesto que se ahorran tiempo de traslados, lo cual no es legal, por supuesto.

Con el fin de mitigar el tecnoestrés, el horario continuo y la fatiga informática, se deberá hacer explícito también que el teletrabajador no tiene obligación alguna de estar online (emails, teléfono, etc.) fuera de sus horas de trabajo, durante días libres o durante vacaciones. 

La flexibilidad del teletrabajo también hará que mucha gente se mude de grandes ciudades a ciudades más pequeñas con un coste de vida más bajo y con menos estrés. Habrá que estudiar el impacto de esto en las localidades y sus infraestructuras, así como proteger a los teletrabajadores de una posible bajada de salario por mudarse de una gran ciudad. 

Las empresas se ahorran mucho dinero en oficinas y gastos. No es justo que se baje el salario de un empleado por mudarse a otra comunidad o población. Esto es algo que grandes empresas como Facebook ya están proponiendo en Estados Unidos. 

Los teletrabajadores deben ser protegidos en su flexibilidad de decidir dónde viven sin que eso impacte negativamente su remuneración ya que además el país se beneficia de ello, poblando poblaciones que ahora se están perdiendo y ganando en calidad de vida. La migración de trabajadores de las grandes ciudades a poblaciones más pequeñas tendrá, además, un gran impacto medioambiental al reducir el transporte. 

Así pues, la medida más justa sería exigir que las remuneraciones de puestos que se puedan llevar a cabo a distancia se fijen a nivel global, independientemente de dónde viva el teletrabajador y de posibles discriminaciones por género, edad, raza y demás.



8. Personalidades jurídicas

¿Cuál es la mejor manera de teletrabajar? ¿Como autónomo o como trabajador asalariado? ¿Y si la empresa que nos emplea está en el extranjero? 

Esta normativa debería abordar la matización de las personalidades jurídicas apropiadas. ¿Un teletrabajador puede tener cualquier personalidad jurídica? ¿Pueden las empresas pedir a los empleados que se hagan autónomos? 

Sabemos que muchos empreasarios se ahorran impuestos al pedir a un teletrabajador que se haga autónomo, pero esto supone un altísimo (prohibitivo en algunoscasos) coste para los teletrabajadores.

Deberá regularse que un teletrabajador pueda ser autónomo cuando trabaje con varias empresas o clientes a la vez, cuando trabaje con empresas extranjeras que no tienen sede fiscal en España, pero no cuando se trabaje solo con una empresa durante 6 meses o más al año. Además, debería de regularse que haya unos ingresos mínimos a la hora de permitir que un empresario exija a alguien hacerse autónomo para proteger al teletrabajador.




9. Sobre los Digital Nomads

Los Digital Nomads son aquellos teletrabajadores que usan la flexibilidad del trabajo a distancia para viajar mientras trabajan. 

La mayoría de los Digital Nomads tienen entre 25 y 35 años: con una carrera profesional ya encaminada, pero sin ataduras personales. 

Este colectivo tiene un riesgo altísimo de evasión de impuestos, puesto que no tienen una residencia física real pero sí ganan dinero online y además lo tienen relativamente sencillo para abrirse una cuenta en un país fuera de la Unión Europea que les proporcione una tarjeta para poder gastar ese dinero. 

Esta evasión de impuestos es, por supuesto, muy peligrosa para cualquier país. 

Prohibir la práctica no es una solución porque es un modo de vida deseado por cada vez más personas. Si se prohíbe aquí, nuestro talento se irá a otros países. 

Ignorarla tampoco es una solución porque esto es lo que estamos haciendo ahora y hay una gran evasión de impuestos a nivel global de este sector. 

Además, los Digital Nomads son los turistas perfectos para cualquier país destino, como lo es España: estancias largas (1 a 3 meses) que dejan mucho dinero en el país y además quieren mezclarse culturalmente con los locales enriqueciendo las poblaciones. 

Sin embargo, este segmento tiene y genera muchos problemas que se han de regular: 

  • Residencia de persona física. Si van a viajar a tiempo completo, no tienen residencia fija. Debería de existir la posibilidad de una residencia digital: las comunicaciones llegan online, pero no hay un domicilio fijo, ya que no van a pagar alquiler o hipoteca por una vivienda en el que no van a estar. E-Estonia está siendo pionera en esto. 
  • Control de migración e inmigración. En relación con la residencia de la persona física, debería de llevarse un control de fronteras para controlar quién entra, quién sale y durante cuánto tiempo. A su vez, debería de pedírsele a quien venga que declare dónde ha estado pagando impuestos anteriormente. Si se van, deberán declarar dónde pagarán impuestos. Esta información debería de ser global para todos los países del mundo o, al menos, para los países de la Unión Europea. 
  • Residencia de persona jurídica. La mayoría de los que trabajan así, cobran de empresas en diferentes países. En teoría, debes de registrar tu empresa donde des el servicio. Pero, ¿y si el servicio es global? ¿Dónde se registra la empresa? Debería considerarse una personalidad jurídica propia para estos individuos que sea una adaptación de un autónomo pero sin necesidad de tener una residencia fija. 
  • Reducción o exención parcial de impuestos por un tiempo limitado. Los Digital Nomads no viajan durante 5 ni 10 años. La mayoría se cansan después de 1 o 2 años porque es un modo de vida muy intenso. Puede que vuelvan a hacerlo más adelante, pero con un parón en medio para ganar algo de estabilidad. Así pues, si estos trabajadores no están viviendo en España por más de 6 meses al año, no se quieren dar de alta por la gran cantidad de impuestos a autónomos y a empresas cuando ellos no van a disfrutar de los beneficios ni dar un uso mínimo a las infraestructuras. Una medida muy interesante sería una reducción o exención de impuestos para aquellos que quieran viajar durante más de 6 meses al año teletrabajando. El impacto de esto sería abismal porque seguro que muchos teletrabajadores internacionales escogerían venir a España a pagar sus impuestos - aunque sean reducidos - y posiblemente terminar quedándose en nuestro país que es tan deseado para muchos por nuestro clima y cultura. 
  • Protección frente a la doble tasación de otros países. Comunicar clara y públicamente con qué países se tiene el tratado y con cuáles no para que los Digital Nomads sepan a qué atenerse cuando viajan. 
  • Flexibilizar los seguros de viaje que ahora mismo no permiten estar fuera del país más de 3 meses. 

10. Carácter transnacional

La ley ha de contemplar explícitamente el carácter transnacional del teletrabajo. Este se puede llevar a cabo con empresas y teletrabajadores en España, pero también con teletrabajadores extranjeros trabajando para empresas españolas o con empresas extranjeras contratando teletrabajadores españoles. 

Esto está abriendo las puertas a un mercado laboral global, donde la localización de las personas es independiente de la de las empresas que los contratan. 

Así pues, la ley ha de aplicarse para todos los que residan en España (trabajadores o empresas) y, en consecuencia, a las entidades o personas extranjeras en la medida que a estos les afecte. 

La parte española ha de informar a la parte extranjera de las características legales de España y han de negociar lo que están dispuestos o no a ceder. Por ejemplo, el software que viola la privacidad puede ser algo a lo que un español se niegue amparado por su ley. 



Conclusiones

Ha sido una experiencia muy interesante participar en la colaboración ciudadana para la regularización del teletrabajo.

Mi propuesta en resumen es:

  1. Transparencia. Que se exija que las empresas sean transparentes sobre sus políticas del teletrabajo: quién y cómo puede trabajar a distancia. Esto ayudará y protegerá a los actuales y futuros teletrabajadores.
  2. Igualdad de condiciones total con respecto a los que tienen puestos similares en modo presencial. Especial hincapié en la igualdad en equipos de trabajo y días de vacaciones.
  3. Privacidad y protección de datos. A nivel individual pido que se proteja la privacidad individual regularizando "software espía" que exige capturas y fotos tomadas aleatoriamente además de recabar datos sobre el historial web, las teclas pulsadas y el movimiento del ratón. A nivel empresarial pido una responsabilidad empresarial más clara en cuanto a los equipos y software utilizados.
  4. Salud y seguridad. Es necesaria claridad en cuanto a quién es responsable. Además, sería interesante recomendar más hincapié en la ergonomía del lugar de trabajo del teletrabajador.
  5. Formación y desarrollo profesional en igualdad de condiciones con otros trabajando en puestos similares de manera presencial. Sería muy positivo mencionar en la normativa la necesidad de formación tanto para individuos como para directivos a la hora de ejercer actividades a distancia.
  6. Comunicación. Pido que se haga explícito el problema del "favoritismo presencial" para poder proteger a los teletrabajadores del impacto negativo que les puede causar. Es necesario también que se prohíba la utilización de redes sociales personales como Whatsapp para comunicaciones laborales (aunque no afecta solo a teletrabajadores).
  7. Flexibilidad. Es imperativo regular la flexibilidad para proteger lo mejor que ofrece el teletrabajo. Que no se exija ni un lugar ni un horario específico de trabajo (a no ser que el puesto requiera turnos). Que se recuerde que el máximo de una jornada laboral son 8 horas, que el teletrabajador no tiene obligación de estar online fuera de las horas de trabajo, y que tiene derecho a mudarse donde quiera sin que le penalicen en el sueldo.
  8. Personalidades jurídicas. Que se regule el uso del autónomo para el teletrabajo, sobretodo cuando los empresarios lo usan para ahorrar en impuestos a costa de los trabajadores. Propongo además una medida de remuneración mínima para poder pedir a alguien que se haga autónomo.
  9. Digital Nomads. Propongo la regularización de esta parte de los teletrabajadores que son más propensos a la evasión de impuestos. Esta propuesta incluye: hacer posible una residencia digital, una nueva forma jurídica y fiscal con una reducción temporal (máximo 2 años) de los impuestos para los que están fuera del país más de 6 meses al año, que se flexibilicen las normas de seguros de viajes (actualmente no puedes estar fuera más de 3 meses), más transparencia fiscal y en especial sobre la doble tasación.
  10. Carácter transnacional . Pedimos que la normativa no contemple solo el teletrabajo nacional si no el contratar a teletrabajadores extranjeros así como trabajar para empresas de fuera de España.

¿Qué te han parecido nuestras propuestas? Escríbeme a hello@saravilas.com ! :) 


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Sara Vilas

I'm currently researching remote leadership in the Location Independence Institute, taking remote Design Lead gigs through Toptal, gathering advice from developers to designers at YouShouldKnow.io, writing a book about Design Leadership, and wrapping up an MBA. Previously helped over 100 corporations all around the globe become digital and user-friendly.